Informationspflicht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten

(gemäß Art. 13 DS-GVO)

1. Name und Kontaktdaten für den Verein

Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist:

Name des Vereins: CEBra – Centrum für Energietechnologie Brandenburg e.V.
Anschrift: Universitätsstraße 22, 03046 Cottbus
Telefon: +49 (0) 355 / 69 33 30
E-Mail: cebra-ev@b-tu.de
Vorstand: Prof. Dr.-Ing. Ingolf Petrick, Wissenschaftlicher Vorstand
Silke Goerlich, Kaufmännischer Vorstand
apl. Prof. Dr. agr. habil. Dirk Freese
Prof. Dr. rer. nat. habil. Dr. h.c. Reinhard F. Hüttl
Prof. Dr.-Ing. Matthias Koziol
Prof. Dr.-Ing. Hans-Joachim Krautz
Prof. Dr.-Ing. Fabian Mauß
Prof. Dr.-Ing. Ingolf Petrick

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zu unserem Datenschutz, wenden Sie sich bitte an cebra-ev@b-tu.de.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der CEBra e.V. verarbeitet folgende personenbezogene Daten:

  • Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden der Firmenname, der Ansprechpartner (Name, Vorname, Funktion), Telefon- und Faxnummer, E-Mailadresse, postalische Anschrift verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
  • Zum Zwecke der Beitragsverwaltung wird die Rechnungsadresse der Mitgliedsunternehmen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO
  • Zum Zwecke der Verwaltung der Vorstandsmitglieder werden Name, Vorname, Wohnanschrift, Geburtsdatum und –ort verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
  • Zum Zwecke der Lohnabrechnung werden von den Beschäftigten des CEBra e.V. die Personaldaten: Name, Vorname, Geburtsname und –ort, Familienstand, Anschrift, Kinder, Telefon, Konfession, Steuerklasse, Krankenkasse, Rentenversicherungsnr., Abfrage zur Rentenversicherungspflicht, Bankverbindung, Tätigkeitsbezeichnung lt. AV, Vergütung, Datum 1. Arbeitstag, Urlaubsanspruch verarbeitet. Des Weiteren die Information über die Mehrfachbeschäftigung und über die Rentenversicherungspflicht. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
  • Zum Zwecke des Veranstaltungsmanagements (inhatliche und organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen) werden die Firma, Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Branche und die Geschäftssparte verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DSGVO.
  • Zum Zwecke der Verwaltung der Teilnahmgebühren bei Veranstaltungen wird die Rechnungsadresse des Teilnehmers (Unternehmen, Rechnungsanschrift) verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO
  • Zum Zwecke der Bewerbung der Veranstaltung werden Fotos von der Veranstaltung auf der Vereinswebseite www.cebra-ev.de veröffentlicht. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit a) DS-GVO.
  • Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos der Mitglieder/von Veranstaltungen auf der Vereinswebseite www.cebra-ev.de veröffentlicht. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit a) DS-GVO.
  • Zum Zwecke der Eigenwerbung des CEBra e.V. werden Informationen zur Öffentlichkeitsarbeit – Werbung in eigener Sache (Flyer, Broschüren, Termine zu Veranstaltungen) an die E-Mail-Adresse der Mitglieder versendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. f) DS-GVO.

4. Berechtigte Interessen des Vereins

Sollte der CEBra e.V. Daten verarbeiten die nicht für die Erfüllung der Satzung, der Geschäftsordnung oder der Mitgliedsverträge benötigt werden, wird er gesondert darüber informieren.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Der CEBra e.V. wird personenbezogenen Daten nur nach Einwilligung an Dritte weitergeben.

6. Drittlandstransfer

Sollte der CEBra e.V. die Absicht haben, personenbezogene Daten der Mitglieder an ein Drittland zu übermitteln, so wird dieser gesondert darauf hinweisen.

7. Speicherdauer

Alle Daten im Zusammenhang mit der Mitgliederverwaltung (Daten aus dem Mitgliedsantrag: Firmenname, der Ansprechpartner (Name, Vorname, Funktion), Telefon- und Faxnummer, E-Mailadresse, postalische Anschrift) werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht außer das Mitglied wünscht eine weitere Verwendung im Rahmen der Information zu energierelevanten Veranstaltungen. Somit erfolgt nur die Löschung in der Mitgliederdatenbank und nicht in der Veranstaltungsdatenbank des CEBra e.V..

Die für die Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen (Personaldaten: Name, Vorname, Geburtsname und –ort, Familienstand, Anschrift, Kinder, Telefon, Konfession, Steuerklasse, Krankenkasse, Rentenversicherungsnr., Abfrage zur Rentenversicherungspflicht, Bankverbindung, Tätigkeitsbezeichnung lt. AV, Vergütung, Datum 1. Arbeitstag, Urlaubsanspruch) notwendigen Daten werden nach 10 Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
Die für die Beitragsverwaltung notwendigen Daten (Rechnungsanschrift) werden nach 10 Jahren gelöscht.

Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach der Datenschutzbestimmung unseres Webanbieters (Lohmann & Robinski) verarbeitet.

Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.

8. Betroffenenrechte

Es steht das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.

Die datenschutzrechtliche Einwilligungserklärungen können jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ferner steht es zu, ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Der CEBra e.V. stellt Daten für den Vertragsabschluss bereit. Sollte darüber hinaus die Bereitstellung gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben sein, so wird daraufhinweisen, aber auch zusätzlich auf die Folgen einer Nichtbereitstellung.